Régua de cobrança para PMEs: modelo do primeiro dia de atraso ao jurídico

O que é régua de cobrança e por que a pequena empresa perde dinheiro sem ela

Régua de cobrança é uma sequência fixa de ações, com dia marcado, canal definido e responsável, aplicada a todo cliente que atrasa. Ela tira a cobrança do improviso: o financeiro não decide caso a caso se liga, se espera ou se manda para o advogado.

Na pequena e média empresa, o problema raramente é falta de esforço. É falta de método. O vendedor segura a cobrança para não perder o cliente, o financeiro manda um e-mail e esquece, e o título fica parado. Quando alguém lembra, o cliente já fechou as portas ou o prazo de prescrição, que é o tempo máximo para cobrar na Justiça, está perto do fim.

Crédito vencido envelhece contra o credor: cada mês parado reduz a chance de receber e aumenta o custo de cobrar.

A régua também protege a relação comercial. Quando o cliente sabe que todo atraso segue o mesmo roteiro, a cobrança deixa de ser pessoal. Não é o vendedor desconfiando dele: é o procedimento da empresa.

Antes do vencimento: o que dá força à cobrança depois

A régua começa no dia da venda, não no dia do atraso. O que você guarda agora decide se, lá na frente, a cobrança será rápida ou longa.

Uma duplicata sem comprovante de entrega, por exemplo, perde a força de título executivo e obriga a empresa a usar um processo mais demorado.

• Cadastro do cliente com CNPJ, endereço de cobrança e e-mail do responsável pelo pagamento
• Pedido ou contrato assinado, com prazo, valor e condições de pagamento
• Nota fiscal e duplicata emitidas com os dados corretos do sacado (o cliente que deve pagar)
• Comprovante de entrega da mercadoria ou do serviço, assinado ou registrado por meio eletrônico
• Garantia pessoal quando o valor justificar: aval do sócio ou fiador no contrato
• Registro de cada contato de cobrança: data, canal, pessoa e resposta

Modelo de régua de cobrança do D-5 ao D+90

O modelo abaixo serve de ponto de partida para empresas que vendem a prazo para outras empresas. Ajuste os dias ao seu ticket médio: crédito alto pede régua mais curta, com jurídico mais cedo.

Arraste a tabela para o lado para ver todas as colunas.

Nas duas primeiras semanas, quem cobra é o financeiro, com tom cordial e foco em data. A partir da notificação, a cobrança ganha forma escrita. O modelo de carta e o que ela precisa conter estão em como fazer a notificação extrajudicial de cobrança.

Protesto: o ponto de virada da régua

O protesto é o momento em que o atraso deixa de ser assunto interno e passa a constar em registro público. Ele é feito no Tabelionato de Protesto, a pedido do credor, e costuma destravar pagamentos que a conversa não destravou, porque o cliente protestado tem dificuldade para obter crédito com bancos e fornecedores.

Se o cliente pagar no tabelionato, o caso termina ali. Se não pagar, o título protestado segue para o jurídico com mais força. Os detalhes do pedido no cartório estão no passo a passo de como protestar um título em São Paulo.

Quando a régua passa para o jurídico

A régua passa para o advogado quando o cliente silencia depois da notificação e do protesto, quando quebra um acordo ou quando há sinais de que está se desfazendo de bens. Esperar mais do que isso costuma só dar tempo para o devedor esvaziar o patrimônio.

1. Triagem dos títulos

   O advogado confere cada crédito: tipo de documento, aceite, protesto, comprovante de entrega e data de vencimento. Daí sai a ferramenta certa para cada um.

   Primeira semana

2. Pesquisa de bens do devedor

   Antes de ajuizar, verifica-se se o cliente tem imóveis, veículos, recebíveis ou outra atividade. Cobrar quem não tem nada só gera custo.

   De 1 a 3 semanas

3. Execução do título

   Com duplicata aceita, ou protestada com comprovante de entrega, cabe execução: o devedor é citado para pagar em 3 dias, sob pena de penhora (Código de Processo Civil, art. 829).

   Ajuizamento em poucos dias

4. Ação monitória ou de cobrança

   Sem título executivo, mas com prova escrita da dívida, como pedido, e-mails e notas, o caminho é a ação monitória prevista no art. 700 do Código de Processo Civil.

   Quando não há título executivo

5. Acordo com garantia

   Se o cliente propõe parcelar, o acordo é formalizado em confissão de dívida assinada, com testemunhas e, se possível, aval do sócio.

   Em qualquer fase

A diferença entre os caminhos judiciais é explicada em ação monitória ou ação de cobrança. Para créditos relevantes contra clientes ainda em atividade, a recuperação de crédito empresarial combina pesquisa de bens, protesto e execução em uma estratégia só.

Exemplo de régua aplicada a uma distribuidora

O ponto decisivo do exemplo não é o dia exato de cada passo. É que nenhum passo dependeu de alguém lembrar. A régua andou sozinha, e o crédito chegou ao jurídico com todos os documentos e longe da prescrição.

Erros comuns na régua de cobrança das PMEs

Quando a carteira cresce a ponto de o financeiro não conseguir aplicar a régua em todos os clientes, vale avaliar a terceirização. O momento certo e os critérios estão no guia sobre quando terceirizar a cobrança.

Se o cliente devedor é solvente mas acumula títulos protestados de valor alto, existe ainda uma ferramenta mais dura, discutida no artigo sobre o pedido de falência como forma de cobrança.

Sacado

Quem deve pagar a duplicata: o cliente que comprou a mercadoria ou o serviço.

Aceite

Assinatura do sacado na duplicata reconhecendo a dívida.

Título executivo

Documento que permite cobrar direto na fase de execução, com penhora, sem discutir antes se a dívida existe.

Ação monitória

Processo para quem tem prova escrita da dívida, mas sem força de título executivo.

Prescrição

Fim do prazo legal para cobrar a dívida na Justiça por determinada via.

Perguntas frequentes

Este artigo tem caráter informativo e não substitui a análise do caso por advogado. As leis e decisões citadas podem mudar; a aplicação ao seu caso depende dos documentos e dos fatos.