Cobrança Imobiliária
Documentos para execução de cotas condominiais: o que o síndico precisa separar
Os documentos para execução de cotas condominiais são seis: convenção, ata de eleição do síndico, atas que aprovaram as cotas cobradas, planilha do débito, matrícula atualizada da unidade e os dados do condomínio. Com eles, o devedor é citado para pagar em 3 dias. Sem eles, o juiz extingue a execução e o condomínio volta ao começo.
- A cota só vira título executivo se estiver na convenção ou em ata de assembleia, com prova documental.
- A matrícula atualizada define contra quem a execução é proposta.
- Convenção sem registro vale entre os condôminos, conforme a Súmula 260 do STJ.
- A falha mais comum é faltar a ata que aprovou o orçamento ou o rateio extra cobrado.
Por que a execução de cotas depende tanto dos documentos
A execução pula a fase em que o juiz decide se a dívida existe. Ela começa direto pela ordem de pagamento e pela penhora.
Em troca dessa rapidez, a lei exige que a dívida esteja provada em papel desde o primeiro dia. Quem decide se o condomínio tem um título é o próprio conjunto de documentos.
o crédito referente às contribuições ordinárias ou extraordinárias de condomínio edilício, previstas na respectiva convenção ou aprovadas em assembleia geral, desde que documentalmente comprovadas;
Código de Processo Civil (Lei 13.105/2015), art. 784, X
O inciso põe duas condições. A cota precisa ter origem na convenção ou em uma assembleia geral, e isso precisa estar provado por documento. Contribuição ordinária é a cota mensal do orçamento. Extraordinária é o rateio extra, como o de uma obra ou de um fundo específico.
Se a ata que aprovou o rateio da reforma da fachada se perdeu, aquela parte da dívida não pode ser executada. Ela ainda pode ser cobrada, mas por uma ação de cobrança comum, mais lenta.
A lista de documentos que o síndico precisa separar
A tabela mostra cada documento, o que ele prova no processo e onde o síndico ou a administradora costuma encontrá-lo. Quase tudo já está no arquivo do condomínio.
| Documento | O que prova | Onde encontrar |
|---|---|---|
| Convenção do condomínio | A existência do condomínio, a fração de cada unidade e os juros previstos | Arquivo da administradora ou Registro de Imóveis do prédio |
| Ata de eleição do síndico | Que quem assina a procuração representa o condomínio | Livro de atas ou arquivo digital da administradora |
| Atas de aprovação do orçamento e dos rateios | Que cada cota cobrada foi aprovada pela assembleia | Livro de atas, uma por ano e uma por rateio extra |
| Planilha do débito | O valor de cada cota, o vencimento e os encargos aplicados | Sistema da administradora, conferido pelo advogado |
| Matrícula atualizada da unidade | Quem é o proprietário e se há financiamento ou penhora | Registro de Imóveis da circunscrição do prédio |
| CNPJ do condomínio e procuração | A identificação do credor e o poder do advogado | Receita Federal e assinatura do síndico |
Arraste a tabela para o lado para ver todas as colunas.
- Convenção completa, com eventuais alterações aprovadas depois
- Ata da assembleia que elegeu o síndico atual, dentro do mandato
- Ata de aprovação do orçamento de cada período cobrado
- Ata de cada rateio extraordinário incluído na cobrança
- Planilha com vencimento, valor original, correção, juros e multa separados
- Boletos ou demonstrativos das cotas não pagas
- Matrícula da unidade emitida há pouco tempo
- Cópia da notificação, do protesto e de acordos descumpridos, se houver
Documento por documento: onde costuma faltar algo
Convenção do condomínio
A convenção é a regra principal do prédio. Ela diz quanto cada unidade paga, qual a taxa de juros e como a assembleia é convocada.
Se não estiver registrada, ainda assim vale entre os condôminos, conforme a Súmula 260 do Superior Tribunal de Justiça. O que não pode é a administradora não ter cópia nenhuma.
Atas de aprovação das cotas
É o ponto em que mais execuções caem. Cada orçamento anual e cada rateio extra precisa de ata.
Se o condomínio cobra cinco anos de cotas, precisa das atas que aprovaram os orçamentos desses cinco anos. Ata sem assinatura, sem lista de presença ou com o valor rasurado dá ao devedor argumento nos embargos.
Ata de eleição do síndico
O síndico representa o condomínio em juízo. A ata mostra que ele estava no cargo quando assinou a procuração.
Mandato vencido sem nova eleição gera exigência do juiz e atrasa a citação.
Planilha do débito
A planilha precisa separar o valor original, a correção, os juros e a multa de cada cota. Juros acima do que a convenção prevê ou multa maior que 2% abrem espaço para alegação de excesso de execução.
O passo a passo da conta está no artigo da calculadora de débito condominial.
Matrícula atualizada da unidade
A matrícula é a ficha do imóvel no Registro de Imóveis. Ela mostra quem é o dono, se o apartamento foi vendido, se tem financiamento com alienação fiduciária ou se já existe outra penhora.
Uma matrícula de anos atrás pode levar o condomínio a executar a pessoa errada.
Contra quem a execução é proposta
Em regra, contra o proprietário que consta na matrícula. A dívida de condomínio é uma obrigação propter rem: ela acompanha o imóvel, e o artigo 1.345 do Código Civil faz o comprador responder pelos débitos do vendedor.
Há uma exceção importante. Quando a unidade foi vendida por compromisso de compra e venda não registrado, o comprador já está na posse e o condomínio sabe disso, o Superior Tribunal de Justiça admite a cobrança contra o comprador, em tese firmada no Tema 886. A escolha do executado é feita pelo advogado com base na matrícula e no cadastro do condomínio.
para cobrança de impostos, predial ou territorial, taxas e contribuições devidas em função do imóvel familiar;
Lei 8.009/1990, art. 3º, IV
Esta é a regra que torna a execução de cotas tão eficiente. A Lei 8.009/1990 protege o imóvel em que a família mora contra a maioria das dívidas. O inciso IV abre uma exceção para as contribuições devidas em razão do próprio imóvel, e a cota condominial está entre elas.
Na prática: mesmo que o devedor não tenha mais nada no nome, a unidade responde pela dívida e pode ser penhorada e levada a leilão.
Falta a ata ou a convenção está incompleta: e agora?
Falta de documento não apaga a dívida, mas muda o caminho. O advogado avalia se o documento pode ser recuperado, se dá para executar só a parte provada ou se a via mais segura é a ação de cobrança.
Pasta que gera extinção ou embargos
- Só a planilha da administradora, sem atas
- Ata do orçamento sem assinatura do presidente da assembleia
- Matrícula antiga com o nome do vendedor
- Juros e multa acima do que a convenção e a lei permitem
Pasta pronta para a execução
- Planilha acompanhada da ata de cada período cobrado
- Atas completas, assinadas e com lista de presença
- Matrícula recente com o proprietário atual
- Juros conforme a convenção ou a taxa legal do Código Civil
Na execução de cotas, a petição é a parte fácil. O que decide se o processo chega à penhora é a pasta de documentos.
Como organizar a pasta antes de enviar ao advogado
Separar convenção e atas
A administradora reúne a convenção e as atas do período cobrado, em ordem de data, e confere se cada uma tem assinatura.
De 2 a 5 diasGerar a planilha por unidade
O sistema emite o extrato da unidade com vencimento e valor original de cada cota. O advogado aplica os encargos da convenção.
Junto com a separaçãoPedir a matrícula
A certidão é pedida ao Registro de Imóveis da circunscrição do prédio para confirmar o proprietário e os ônus.
De 1 a 5 dias úteisAssinar a procuração
O síndico assina a procuração em nome do condomínio, com a ata da sua eleição anexada.
No mesmo dia da entrega
Se a cobrança extrajudicial ainda não foi feita, comece pela régua do artigo sobre o condômino inadimplente e o que fazer em cada faixa de atraso. Se o problema é um locador com aluguel em atraso, a lógica é outra e está no guia sobre o que fazer quando o inquilino não paga o aluguel.
Perguntas frequentes
Precisa da convenção registrada para executar as cotas?
Não necessariamente. A Súmula 260 do Superior Tribunal de Justiça diz que a convenção aprovada, ainda que sem registro, é eficaz entre os condôminos.
O que a execução exige é a prova documental de que a cota está na convenção ou foi aprovada em assembleia.
Dá para executar cotas se a ata de aprovação se perdeu?
A parte sem ata não pode ser executada. O condomínio pode tentar recuperar a ata original, executar só as cotas provadas ou cobrar o restante por ação de cobrança comum.
O advogado indica o caminho depois de ver o que existe no arquivo.
Os boletos são obrigatórios na execução?
Não são o documento principal, mas ajudam a mostrar a cota emitida e não paga. O que a lei exige é a prova de que a contribuição foi prevista na convenção ou aprovada em assembleia, mais a planilha discriminada do débito.
Quem assina a procuração para a execução?
O síndico, que representa o condomínio em juízo pelo artigo 1.348, II, do Código Civil. A procuração vai acompanhada da ata que o elegeu e do cartão do CNPJ do condomínio.
Posso incluir as cotas que ainda vão vencer?
Pode. As cotas que vencerem durante o processo entram na execução sem novo pedido, conforme o artigo 323 do Código de Processo Civil.
A planilha é atualizada a cada fase.
Quem escreve
Euvaldo AtallaEuvaldo Atalla é advogado e economista, com 28 anos de experiência, e conduz a Atalla Advocacia, escritório de Direito Imobiliário e de Cobrança e Execução em São Paulo. É pós-graduado em Direito Imobiliário e em Direito Notarial e Registral e membro da Comissão de Direito Imobiliário e Urbanístico e da Comissão de Contratos da OAB Santo Amaro, São Paulo (SP). Euvaldo Atalla escreve e revisa os artigos do blog da Atalla Advocacia, conferindo cada lei e prazo citado. Conhecer a trajetória de Euvaldo Atalla
Este artigo tem caráter informativo e não substitui a análise do caso por advogado. As leis e decisões citadas podem mudar; a aplicação ao seu caso depende dos documentos e dos fatos.
